Vereinsverwaltung für Schwimmvereine

Alles, was dein Verein verwaltet. An einem Ort.

Mitglieder und Beiträge, Buchhaltung, Training, Schwimmausbildung, Termine und Dokumente. Der Vorstand arbeitet im Browser, Trainer und Betreuer mit der App am Beckenrand.

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Im täglichen EinsatzSchwimmverein Haren e.V.

Backoffice im Browser – hier die Übersicht der Mitgliedschaften mit offenen Anträgen und Kündigungen.

Backoffice im Browser, hier die Mitgliedschaften. Zum Ansehen seitlich wischen.

Im täglichen Einsatz

Der Schwimmverein Haren e.V. arbeitet jeden Tag mit SwimDesk.

Vom Vorstand im Backoffice bis zu Trainern und Betreuern am Beckenrand: Mitglieder, Beiträge, Finanzen, Training und Schwimmausbildung laufen dort über SwimDesk.

Für alle, die den Verein am Laufen halten.

Im Backoffice

Vorstand, Kassenwart und Mitgliederverwaltung arbeiten im Browser. Jede Person sieht nur die Bereiche, für die sie Rechte hat. Fertige Rollen wie Kassenwart, Mitgliederverwaltung oder Vorsitzender lassen sich direkt vergeben.

Am Beckenrand

Trainer, Betreuer und Mitglieder nutzen die App „Mein Verein“ auf dem Handy: Anwesenheit erfassen, Anforderungen abhaken, Belege einreichen. Was dort erfasst wird, steht sofort im Backoffice.

Die Bereiche

Jeder Bereich ist ein eigenes Modul und lässt sich pro Verein einschalten. Die Bereiche greifen ineinander: Ein Beitragslauf bucht sich selbst in den Finanzen, die Abrechnung landet als PDF bei den Dokumenten.

Mitgliedschaften

Die Familie ist die zahlende Einheit mit Anschrift, Beitragssatz und SEPA-Mandat, das Mitglied die einzelne Person mit Eintritt, Austritt, Abteilungen und Positionen. Mitgliedsanträge kommen direkt über die Website herein.

Vom Antrag bis zum Austritt
  1. Antrag über die Website oder auf Papier
  2. Übernehmen als neue oder bestehende Familie
  3. Beitragssatz und Intervall festlegen
  4. Beiträge per SEPA-Lastschrift einziehen
  5. Kündigung erfassen und bestätigen

Finanzen

Kontoumsätze kommen per CAMT-Datei oder direkt von der Bank. Jede Transaktion wird auf Kategorie und Kostenstelle gebucht und bekommt ihren Beleg. Gebucht wird auf Sachkonten nach dem Kontenrahmen SKR 49 für Vereine, gegliedert nach ideellem Bereich, Zweckbetrieb und weiteren Sphären. Spendenquittungen (Zuwendungsbestätigungen) erstellst und unterzeichnest du direkt aus den Spenden heraus. Am Jahresende erstellt SwimDesk die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) als PDF.

So läuft die Buchhaltung
  1. Umsätze importieren oder abrufen
  2. Auf Kategorie und Kostenstelle buchen
  3. Beleg anhängen, mit Transaktionsnummer gestempelt
  4. Sachkonten nach SKR 49 zuordnen
  5. Spendenquittungen erstellen und unterzeichnen
  6. EÜR: Kassenbestand, Jahresergebnis und Aufstellung nach Sachkonten

Wettkampfsport

Mannschaften, Schwimmer, Trainer und der feste Trainingsplan. Trainer erfassen die Anwesenheit in der App; daraus entstehen die Trainervergütung und die Eintrittsgelder der Familien.

Enthalten
  • Training und Anwesenheit
  • Trainer-Abrechnungen mit Freigabe durch den Trainer
  • Eintrittsabrechnungen per Lastschrift
  • Stadt-Abrechnung und Trainer-Stunden

Breitensport

Die Schwimmausbildung von der Warteliste bis zum Abzeichen. Betreuer haken am Beckenrand Anforderungen ab, die Koordination verleiht das Abzeichen offiziell. Nichts wird automatisch verliehen.

Enthalten
  • Warteliste und Übernahme in die Ausbildung
  • Gruppen mit Abzeichenziel und Termin
  • Kinder, Betreuer und Anwesenheit
  • Abzeichenstatistik und Ausbildungsübersicht

Kalender

Sitzungen, Veranstaltungen und Fristen, einzeln oder als Serie. Für jeden Termin legst du fest, wer ihn sieht und wer ihn bearbeiten darf. Termine können auch Aufgaben zum Abhaken sein.

Enthalten
  • Monats-, Listen- und Aufgabenansicht
  • Sichtbarkeit pro Person und Rolle
  • Kategorien mit Farben
  • Abo-Link für Google, Apple und Outlook

Dokumente

Anmeldungen, Kündigungen, Bescheinigungen und Belege liegen an einem Ort und sind mit Familien und Mitgliedern verknüpft. PDFs, die SwimDesk selbst erzeugt, landen automatisch hier.

Enthalten
  • Upload von PDFs und Bildern
  • Dokumententypen frei festlegen
  • Verknüpft mit Familie und Mitglied
  • Abrechnungen, Rechnungen, Spendenquittungen

Die App „Mein Verein“

Das Klemmbrett am Beckenrand kann weg.

Nach der Anmeldung sieht jede Person eine Kachel pro Bereich, den sie nutzen darf. Eine Betreuerin sieht die Schwimmausbildung, ein Trainer sein Training, der Kassenwart die Belege.

  • Anwesenheit im Training und in der Schwimmausbildung erfassen
  • Anforderungen abhaken und Bemerkungen zu Kindern schreiben
  • Auslagen mit dem Handy fotografieren und als Beleg einreichen
  • Trainervergütung prüfen und freigeben
  • Vereinstermine sehen, Aufgaben abhaken

Kein App-Store nötig: Die App läuft im Browser und lässt sich auf iPhone und Android wie eine normale App auf den Startbildschirm legen.

Mitgliederdaten gehören in gute Hände.

Ein Verein verwaltet Geburtsdaten, Bankverbindungen und Kinderdaten. SwimDesk ist von Anfang an darauf ausgelegt.

Hosting in Deutschland

Die Anwendung läuft auf Servern in Deutschland. Jeder Verein hat eine eigene Adresse, die Daten der Vereine sind voneinander getrennt.

Rollen und Rechte

Für jede Seite gibt es eigene Rechte zum Lesen, Schreiben und Löschen. Wer nur Mitglieder nachschlagen soll, sieht keine Finanzen.

Zwei-Faktor-Anmeldung

Zusätzlich zum Passwort lässt sich die Anmeldung mit einer Authenticator-App absichern, im Backoffice wie in der App.

Backups

Datenbank-Backups werden erstellt und lassen sich herunterladen oder wiederherstellen.

Nachvollziehbar

System-Logs und versendete E-Mails sind für Administratoren einsehbar.

Datenqualität

SwimDesk zeigt, wo Angaben fehlen, etwa ein Geburtsdatum oder ein SEPA-Mandat, und führt direkt zur Stelle.

Umstieg ohne Neuanfang.

Beim Schwimmverein Haren e.V. wurden die Daten aus dem bisherigen System vollständig übernommen, einschließlich SEPA-Mandaten und der abgelegten PDFs. Der Import lässt sich beliebig oft wiederholen: Was schon da ist, wird übersprungen.

  1. Mitgliederdaten übernehmenFamilien, Mitglieder, SEPA-Mandate, Anträge und Kündigungen aus dem bisherigen System.
  2. Dokumente mitnehmenVorhandene PDFs werden hochgeladen und den Mitgliedern zugeordnet.
  3. Bank anbindenKontoauszüge als CAMT-Datei oder direkt von der Bank.
  4. Einrichten und loslegenEin Einrichtungs-Assistent führt durch Vereinsdaten, Logos und E-Mail-Versand.

Sprechen wir über deinen Verein.

Wir zeigen dir SwimDesk in einer Demo und besprechen, welche Bereiche ihr braucht und wie eure Daten übernommen werden.

info@swimdesk.de